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Lors de l’organisation d’un événement, d’une commande de services de traiteur ou de la conclusion d’une entente avec un fournisseur, il peut vous être demander de signer un document (contrat, entente, confirmation, etc.).ÌýOr, toute personne n’est pas autorisée à signer un contrat au nom de l’Université.  

[Remarque : Les transactions financières courantes, notamment les demandes d’achat, les bons de commande, les avances et la vente de biens et de services facturés par les Comptes clients (Finances), ne relèvent pas de la Politique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s lorsqu’elles sont émises en vertu d’un contrat déjà approuvé ou dans le cadre d’un processus établi de l’Université (voir la Politique, article 9.1).] 

³¢²¹ÌýPolitique relative à l’approbation des contrats et à la désignation des signataires autorisé(e)s établit un cadre clair pour l’approbation et la signature des contrats. Elle vise à assurer une délégation appropriée de l’autorité, une gestion financière saine, une reddition de comptes rigoureuse et une surveillance efficace des risques. Cette politique contribue ainsi à une gestion responsable des ressources de l’Université et à la cohérence des décisions à l’échelle de l’établissement. 

Avant toute signature, consultez toujours la Liste des signataires autorisés et des délégations (PDF) disponible sur le site Web du Secrétariat. Cette liste, mise à jour périodiquement,  precise les signataires autorisés pour chaque faculté et unité.  

Il est important de rappeler que lorsqu’une personne autorisée signe un contrat, elle engage légalement l’Université dans son ensemble, et non seulement son unité, son département ou sa faculté. Les signataires autorisés et les délégataires doivent donc s’assurer que les analyses financières et les analyses de risques ont été effectuées afin de protéger la mission, les ressources et la réputation de l’Université. 

Signer un document « juste pour faire avancer les choses » peut entraîner des problèmes de conformité et des retards et dans certains cas, engager votre responsabilité personnelle. Si vous croyer avoir signé un contrat sans l’autorité requise, veuillez le signaler au signataire autorisé de votre unité ou de votre faculté. Si la valeur du contrat dépasse le pouvoir général du signataire autorisé ou du délégataire, un rapport de non-conformité doit également être transmis au Secrétariat (signingpolicy.secretariat [at] mcgill.ca).Ìý

Lorsque un contrat signé est soumis par l’entremise de 91ºÚÁÏÍø MarketPlace, les Services de l’approvisionnement vérifient que le signataire détient les autorisations nécessaires. Un contrat signé par une personne non autorisée peut mener au rejet de la demande et en retarder le traitement. Veuillez donc tenir compte de cette étape dans votre processus de conclusion de contrats liés à des événements ou à des fournisseurs.  

Pour toute question, veuillez communiquer avec les Services de l’approvisionnement ou le Secrétariat.  

Veuillez remplir ce si vous souhaitez participer à une future séance d’information sur l’autorité de signature.
La séance portera sur les personnes autorisées à signer des contrats au sein de votre unité, les politiques et règles applicables, où trouver les outils et ressources appropriés, ainsi que les démarches à suivre lorsqu’un contrat a été signé par une personne non autorisée.

°ä±ô¾±±ç³Ü±ð³úÌýici pour en savoir davantage et consulter les ressources.